İstek mi İhtiyaç mı Yoksa Problem mi? – II

Aynı başlıklı ilk yazıda istek ile ihtiyaç arasındaki ayırımdan bahsetmiş ve yazılımların başarısı açısından istekler yerine ihtiyaçlara yönelmenin gerekliliğini vurgulamıştık. Bu yazıda ihtiyaç kavramına biraz daha odaklanacağız ve “kapsam”ı ele alacağız.

İşin açıkçası ihtiyaçlara odaklanmak da projelerin başarısını garanti etmez ya da kullanıcılarını memnun etmez. Çünkü ihtiyaç, üzerine biraz daha düşünülmesi gereken bir kavramdır. Örneğin ihtiyaç noktasında sorulması gereken bazı sorular vardır. Bu sorulardan ilki, ihtiyacın gerçek olsa bile projenin kapsamında (scope) olup olmadığıdır. İsteklerinin üzerine düşünmeden onları ihtiyaç diye proje ekibine kabul ettirmeğe çalışmakla, aslında kapsam dışı olması gereken ihtiyaçları kapsama sokmak için proje ekibini ikna etmek arasında, projeyi riske sokmak açısından hiç bir fark yoktur.

Proje tanımından, bir projenin kapsamının ve hedeflerinin belli olması gerektiğini biliyoruz. Kapsam yönetimi, proje yönetim metodolojilerinin üzerinde önemle durduğu konulardandır. Proje kapsamından kasıt ise ihtiyaçlar açısından neyin projede ele alınacağı neyin ise proje dışında bırakılacağıdır. Kapsam, projenin sınırlarını belirler. Kapsamın önce belirlenmesi ve sonrasında kontrol edilmesi, yeni isteklerin ve değişikliklerin kapsamın içine girip girmediğine karar verilmesi, giriyorsa önceliklendirilmesi ve maliyetlendirilmesi, bu bağlamda yapılması gereken en temel çalışmalardandır. Bu noktada ihtiyaçlarını belirlerken sistemin kullanıcılarına düşen en temel şey ise ihtiyaçları arasında önce kapsam açısından bir öngörüde bulunmaları sonra da kapsam içinde olduğunu düşünüyorlarsa ihtiyacı önceliklendirmeleridir.

Gerek dünyada yazılım projelerinin başarısızlık sebepleri üzerine yapılan araştırmalar gerek ise benim ülkemizdeki yazılım projelerinden edindiğim tecrübeler, kapsamı düzgün yönetilmeyen projelerin bir süre sonra batağa saplandığını gösteriyor. Kapsam problemi, eğer proje iç BT birimi tarafından yapılıyorsa, yapılan işi proje tanımından çıkaracak noktaya kadar gidebiliyor. Bu durumda zaten hiç bitmeyen projeler ortaya çıkıyor. Yok proje eğer bir dış kuruma yaptırılıyorsa, bu durumda kurumlar arası özellikle finansal menfaatler söz konusu olduğundan, işler daha da sarpa sarabiliyor. Bu ikinci tip durumlarda projelerin ezici çoğunluğunun sabit maliyetle anlaşıldığı gerçeği de göz önüne alınırsa, durumun ne kadar riskli olduğu anlaşılır. Buradaki tek risk proje ekibinin riski değildir aslında. Yani, maliyet sabit tutulurken kapsamın genişlemesi sadece proje için o sabit maliyetin altına imza atan ekip sıkıntıya girmeyecektir. Projenin sahibi olan kurum da, ayırdığı kaynakları boşa sarfetmiş olma ve sonuçta motivasyonel açıdan son derece sıkıntılı bir duruma düşme gibi tehlikelerle karşı karşıya kalacaktır.

Peki bir ihtiyacın kapsam dahilinde olup olmadığına nasıl karar verilir? Aslında bu çok daha teknik bir soru olup farklı teknikler ve yaklaşımlarla halledilebilecek niteliktedir. Tabi olarak projenin stratejisi, iş hedefleri, paydaşların projeden beklentileri, elde etmek istedikleri fonksiyonellik vb. girdiler, projenin kapsamını oluştururken kullanılacak en temel ihtiyaçlardır. Projenin kapsamını belirlerken zaman zaman nelerin içinde olmadığını belirtmek de kafa karışıklıklarını gidermek açısından önemlidir. Kapsam belirlemede en temel problemler, paydaşların gerçekçi olmayan kapsam istekleri, birbiriyle çelişen ihtiyaçlar ve kapsam dahilindeki ihtiyaçların önceliklendirilmesi konusudur.

Paydaşların gerçekçi olmayan isteklere sahip olmalarının en temel sebebi, yöneticilerin sık rastlandığı üzere “ne isterseniz isteyin, yaptırın” tavrı kadar her şeyi “acil” ya da “blocker” statüsünde gören dolayısıyla ihtiyaçlarıyla ilgili herhangi bir önceliklendirme alışkanlığı olmayan kullanıcılardır. Oyuncaklarını paylaşmayan çocuk psikolojisiyle yazılım projelerine girdi sağlanamaz. Ayrıca projelerin pek çok farklı tipte kullanıcıları olduğu gerçeği göz önüne alındığında, her kullanıcı tipinin bu şekilde davranması durumunda projenin çok ciddi riske gireceği aşikardır. Bu tipten önceliklendirme problemlerini çözmek için “Project Champion” rolü ya da Scrum’daki “Product Owner” aslında biçilmiş bir kaftandır. Büyük yazılım projelerinde yukarıdaki bahsettiğim rollerde birden fazla kişi bulunabilir ve belki bu durumda bu rollerin en tepesindeki örneğin “Chief Product Owner” rolü bu noktada karar verici olabilir. Bu iki rolün yer almadığı projelerde iki taraftan yönetsel sorumluluklara sahip kişilerin bir araya gelip, projeyle ilgili karşılıklı özveride bulunarak, projenin yapılabilirliğini ve yetişebilirliğini garanti altına almaları çok sık karşılaştığımız durumlardandır. Burada aslolan, böyle bir noktaya gelmeden projedeki tarafların makul ölçülerde önceliklendirme yaparak anlaşma yoluna gitmeleri ve kapsamı bir kriz durumuna getirmenin sebep olduğu zaman, iş ve motivasyon kaybını önlemeleridir.

Yazılım mühendisliği literatürüne kapsamın yavaş yavaş büyümesi ve bu şekilde kontrolden çıkmasına “scope creep” denir. Bu durumla ilgili son derece komik ve bir o kadar da gerçekçi karikatürler mevcuttur:

Konuyla ilgisi açısından belki şu yazıma da bakabilirsiniz.

Buraya kadar ilk yazı dahil geldiğimiz noktayı şöyle özetleyebiliriz. Yazılım ihtiyaç analizi, adı üzerinde ihtiyaçlar üzerinden ilerler, istekler üzerinden değil. İsteklerini ifade eden kullanıcıların ve diğer paydaşların, bu isteklerin sistemin stratejik hedefleri, müşteri memnuniyeti, paydaş olarak kendi ihtiyaçları vb. girdilerle projenin kapsamını, proje ekibinin de yardımıyla, makul ölçülerde tutmalı ve daima genişleme eğiliminde olan kapsamın projenin başarısızlığına sebep olmasının önüne geçmelidirler.

Bir sonraki yazımızda kapsam dahilindeki ihtiyaçların önceliklendirmesini ele alalım.

Toplam görüntülenme sayısı: 1609